Les règles à suivre pour organiser un événement d’entreprise

Les règles à suivre pour organiser un événement d’entreprise

16 octobre 2021 0 Par Joel

L’organisation d’un événement d’entreprise est une démarche qui s’étale sur plusieurs semaines, voire des mois et qui requiert l’implication de toutes les personnes responsables. Si vous avez un projet événementiel à préparer, vous devrez en premier lieu réfléchir sur les éléments de base pour réussir votre organisation : bien choisir votre lieu, votre date et le concept de votre manifestation. Etablir un plan d’action s’avère indispensable pour pouvoir couvrir tous les aspects liés à votre événement d’entreprise. Découvrez ici les règles d’or à suivre pour réussir l’organisation de votre projet événementiel. 

Identifier vos besoins

Pour réussir l’organisation de votre événement vous devrez avant toute chose déterminer d’une manière précise votre besoin en tant qu’une entreprise et l’intérêt de réaliser cette manifestation. Cela vous permettra d’éviter de nombreuses difficultés et erreurs. Ainsi, vous pourrez facilement identifier le public que vous visez et la nature de votre événement. C’est à cette étape que vous devrez fixé le budget à consacrer à votre projet événementiel. 

Vous pouvez demander l’aide d’une agence organisation evenements Tunisie, qui pourra vous aider à identifier vos besoins et à trouver des idées créatives à votre manifestation.

Préparer votre événement d’entreprise

Cette étape est la plus longue et la plus compliquée, si vous souhaitez la réaliser en interne. En effet, vous devrez mettre en place une toute équipe et répartir les tâches à réaliser sur tous les membres. Mais il faut avoir de la patience et de de l’expertise pour exécuter comme il se doit. Si vous ne disposez pas des compétences humaines nécessaires à l’organisation de votre événement d’entreprise, vous pouvez faire appel à un spécialiste en la matière.

Ensuite, vient le choix du lieu et de la date de votre manifestation. Vous devrez faire votre choix en fonction de la nature de votre événement et du public visé. La réservation du lieu doit se faire un mois à l’avance. Pour la date, privilégiez un jour de la semaine par exemple le jeudi et le mardi et évitez surtout la période des vacances scolaires.

Une fois tout choisi, il est le temps de passer à la partie de planification : il faudra donc contacter les intervenants dans votre événement, mettre en place un programme clair et précis, penser à la location du matériel et à la restauration, etc. Pensez à faire de checklist pour vous assurer de ne rien oublier le jour « j ».

Se communiquer sur votre événement d’entreprise

Il ne faut pas négliger la communication, car cette étape est primordiale pour la réussite de votre événement. N’hésitez pas utiliser tous les supports adaptés à votre concept et à votre public cible comme l’emailing, les annonces, les réseaux sociaux, les prospectus, les communiqués de presse, etc. L’idéal est d’envoyer les invitations trois semaines avant l’évènement. Vous pourrez les faire sous forme de mail, carton ou sms, en fonction de la personne visée. Vous pouvez confier cette tâche à votre agence organisation evenements Tunisie.

Faire une répétition et prévoir des badges pour les invités

Avant le jour « j », il est conseillé d’effectuer une répétition afin que vous puissiez vérifier si votre planning se déromule de manière fluide. Il est important de prévoir aussi un matériel de rechange en cas de panne technique. 

0.!ù Il est nécessaire de préparer des cafés, des documents et des boissons pour vos invités et de leur demander de remplir un questionnaire permettant par la suite de faire un retour sur votre événement. 

Continuer à parler de votre événement d’entreprise

Même après la fin de votre événement, continuer à en parler et en envoyant un compte rendu et des présentations aux participants mais également aux personnes qui n’ont pas pu assister. Vous pouvez aussi publier les comptes rendus et quelques photos sur internet et remercier tous les participants.

Enfin, faites le point sur les retombées de votre événement et vérifiez si les objectifs fixés au début ont été atteints. Dans le cas contraire, vous devrez chercher ce qui ne va pas afin de ne pas répéter les mêmes erreurs dans votre prochain événement.