7 conseils pour organiser le déménagement de votre bureau

Cet article vous aidera à faire de votre prochain déménagement de bureau une expérience aussi fluide que possible.

Les déménagements de bureaux et de commerces doivent être traités avec soin, par un déménageur professionnel ayant une grande expérience de la gestion des stocks commerciaux dans une ville comme Paris. Notre guide de la gestion du déménagement de vos bureaux couvre toutes les étapes, de la planification à la reprise des activités normales.

Alors que les lieux de travail s’adaptent aux perturbations liées au COVID, les entreprises procèdent à des changements tels que l’augmentation des possibilités de travail à domicile ou le déménagement.

Les déménagements de bureaux et de commerces vers un nouveau site ou vers un entrepôt doivent être effectués avec soin, en faisant appel à un déménageur professionnel ayant une grande expérience de la gestion des stocks de déménagements commerciaux dans une ville comme Paris.

Nous avons compilé un guide rapide des étapes clés pour assurer une transition en douceur pour votre entreprise et votre personnel si vous prévoyez un déménagement.

1. Définissez vos besoins et établissez un calendrier.

Que votre entreprise se contracte ou s’étende ou que votre bail ait expiré, il est important de savoir clairement pourquoi vous déménagez afin d’obtenir l’adhésion de votre personnel et de garantir que chacun puisse définir ses besoins pendant le déménagement.

Vos déménageurs peuvent vous faire déménager et vous installer dans la journée si nécessaire. Mais pour que votre équipe et votre entreprise soient le moins perturbées possible, il faut une certaine planification et une communication interne claire.

Quels que soient la taille et les besoins de votre entreprise, la préparation du projet est essentielle pour établir des calendriers réalistes, respecter votre budget, communiquer les changements au personnel et gérer avec succès les changements opérationnels tels que le travail à domicile pendant les jours de transition.

2. Faites l’inventaire et identifiez les sous-projets

Avant de demander des devis à des déménageurs commerciaux, précisez si votre budget s’étend au service complet d’emballage, s’il couvre uniquement le transport des stocks de votre entreprise ou si vous prévoyez une combinaison d’emballage, de déménagement et d’entreposage.

 

Que vous ayez mis en place un comité de déménagement ou que vous ayez un seul chef de projet pour guider le processus, faites une évaluation détaillée de votre inventaire. Une promenade physique dans l’espace vous permettra d’identifier les articles qui ne sont pas immédiatement apparents et la main-d’œuvre spécialisée nécessaire pour démonter l’équipement ou effectuer des réparations de bureau.

3. Planifiez votre déménagement

Maintenant que toutes les composantes de votre déménagement ont été identifiées, y compris les fournisseurs supplémentaires à vos déménageurs, il est temps de planifier les échéances du déménagement.

Encore une fois, nous recommandons que le calendrier de chaque aspect de votre déménagement soit documenté sous forme de calendrier et distribué à votre comité de déménagement pour vérification.

Lorsque votre processus global est établi, il est temps de commencer à donner des conseils réguliers et détaillés au personnel.

4. Obtenir des devis et engager un déménageur

Une fois vos délais et un jour de déménagement réaliste identifiés, il est temps de créer une liste de déménageurs expérimentés, de vérifier leurs références et d’obtenir des devis détaillés. Tous les déménageurs n’ont pas le même engagement envers le service à la clientèle, la sécurité et la conformité, l’expertise ou l’expérience.

Idéalement, il est préférable de trouver un déménageur capable de prendre en charge la livraison des fournitures d’emballage, l’emballage, la mise en caisse, le déménagement et le stockage, plutôt que de faire appel à plusieurs fournisseurs dont les capacités de coordination diffèrent. Un service de bout en bout maximise l’efficacité et réduit le risque de retards inutiles.

Une fois que vous aurez rédigé les devis, votre comité de déménagement prendra probablement une décision sur les vendeurs choisis avant que vous ne versiez un acompte.

5. Emballage des bureaux

Jusqu’à cette étape, votre déménagement a eu peu d’impact sur vos employés. Une fois que vous aurez commencé à emballer, cela changera rapidement. Progressez dans votre programme d’emballage de manière méthodique et prudente, afin de réduire si possible les perturbations du fonctionnement normal.

 

Le principe de base de l’emballage d’un déménagement commercial est de classer les articles à emballer par ordre de priorité, en commençant par les articles les moins nécessaires au jour le jour et en terminant par les équipements les plus vitaux peu avant le déménagement. Cela s’applique à tous les types de déménagement, la confusion étant l’ennemi d’un déménagement sans stress.

Une fois l’ordre d’emballage déterminé, le suivi et l’étiquetage sont essentiels. Cela signifie qu’il faut créer une page d’inventaire pour chaque étape du déménagement, la distribuer et la marquer au fur et à mesure que chaque section est emballée. Tous les cartons doivent être clairement marqués et numérotés pour correspondre aux documents d’inventaire. Chaque meuble et chaque carton doivent être comptabilisés. Des photos peuvent être prises avant la fermeture de chaque boîte pour faciliter le processus.

Si vous choisissez un service d’emballage avec un déménageur comme DBEP PRO qui a de l’expérience dans les déménagements d’entreprises à Paris, il travaillera avec vous sur un calendrier d’emballage et des fournitures. Ils feront le tour de l’espace avec vous à l’avance, prendront des notes sur les éléments nécessitant une gestion spécialisée, comme l’informatique, identifieront les éléments à mettre dans des caisses personnalisées, comme les œuvres d’art de grande valeur ou les équipements spécialisés surdimensionnés, et établiront un plan de prestation de services.

6. Le jour du déménagement

Idéalement, l’ensemble de votre personnel sera absent le jour du déménagement, à l’exception des superviseurs du déménagement.

Ces derniers répondront aux questions de dernière minute, surveilleront l’avancement des travaux et coordonneront les membres du personnel qui doivent être présents lors du chargement et du déchargement des camions. Nous vous recommandons d’avoir au moins un superviseur à chaque endroit, surtout si vous déménagez la nuit ou dans des délais serrés.

Si vous faites appel à des déménageurs professionnels, ils vous avertiront en route vers votre site et géreront le stationnement des véhicules sur le quai de chargement ou à l’extérieur du bâtiment. À leur arrivée, ils confirmeront le plan de chargement avec vous, y compris toute demande spéciale, avant de se mettre au travail.