Les obligations de l’expert du chiffre en matière de fichiers des écritures comptables ?

Les professionnels du chiffre peuvent aider les sociétés à produire, à contrôler, rédiger la notice, mais aussi à conserver leurs fichiers des écritures comptables. Cependant, cela doit être assujetti à des précisions figurées dans la lettre de mission. Cette dernière associe chaque expert-comptable à leur clientèle. En fonction des termes de ce dossier, les tâches et les responsabilités des experts du chiffre varient.

Qui produit le FEC ?

Quand un expert-comptable Saint-Gilles est en mission de saisie des comptes pour son client, la responsabilité de la constitution du FEC lui revient également. Il s’agit d’un sous-produit logique de ses tâches. De ce fait, cela figure parmi les missions du professionnel du chiffre. De façon générale, le conseil supérieur de l’ordre des comptables confirmés préconise que celui qui se charge de la production de la comptabilité se montre responsable des fiches des écritures comptables. En revanche, si l’expert du chiffre intervient en compilation des comtes ou en révision des comptes, il ne s’occupe pas de l’original des comptes de sa clientèle. Cette dernière peut le faire intervenir pour produire le FEC, mais cela représente en outre une tâche supplémentaire à mentionner sans sa lettre de mission de départ.

Le professionnel en comptabilité à Saint-Gilles n’est pourtant pas responsable de la fiabilité des données comptables ni de la cohérence du dossier avec la liasse fiscale. Il s’avère important de préciser que la lettre de mission détermine de manière précise le périmètre et les diligences de responsabilité du spécialiste.

Qui contrôle le fichier ?

Si le professionnel en matière de comptabilité est amené à assurer la production du FEC lorsqu’il s’occupe de la tenue de la comptabilité de son client, aucune obligation légale n’existe pour vérifier son contenu ou son format. Pour autant, si le fichier des écritures comptes général n’est pas en conformité avec les normes imposées, l’expert-comptable  doit engager sa responsabilité.

Pour éviter les potentielles sanctions et les mauvaises surprises à l’issue d’une vérification fiscale, il est souhaitable de contrôler le FEC au préalable. Pour cela, vous pouvez utiliser des outils adaptés comme les logiciels d’analyse du fichier des écritures comptables dédiés spécialement aux experts du chiffre. Ces outils numériques proposent un large nombre de tests qui peuvent aller des vérifications du contenu et du format du fichier au contrôle du risque fiscal de l’établissement.

Il est possible d’intégrer l’analyse du fichier dans la lettre de mission du professionnel. Cette tâche peut être également proposée à la clientèle en tant que mission supplémentaire surtout en compilation et en révision des comptes. Une étude approfondie du fichier permet de représenter les doublons au niveau des paiements fournisseurs.

Qui garde le fichier des écritures comptables ?

Selon les codes édictés par la loi, toute entité est obligée de garder les données chiffrées de l’entreprise et le document qui l’accompagne durant une période de 10 ans. Dès lors que l’expert du chiffre se voit contacter pour tenir la comptabilité d’une société, il lui appartient d’assumer cette responsabilité.

Si cela porte indirectement sur le FEC, l’ordre des experts du chiffre avec la DGFiP recommande vivement de conserver les fichiers de chaque exercice clos.

En cas de contrôle fiscal, cela permet d’avoir sans délai des fichiers à envoyer à l’administration. Cela marque aussi un moyen d’éviter l’écueil technique lié à l’extraction trop tardive du FEC : changement d’ERP, mise à jour de l’outil numérique, souci de paramétrage, etc. Si l’expert-comptable intervient en outre dans le cadre d’une autre forme de tâche, il s’avère fondamental de la confirmer dans la lettre de mission. Dans ce sens, le professionnel est tenu à archiver les FEC (les fichiers des écritures comptables) de la clientèle.